Veröffentlichungen Leitfäden Dokumente PDF erstellen
Sowohl die Unterstützung der Ausgangsprogramme durch Adobe Acrobat Pro (bis gegenwärtigen Version X) als auch der PDF-Export (Portable Document Format) aus verschiedenen Programmen wie zum Beispiel Microsoft Office 2010 bzw. OpenOffice.org 3.3 ist immer noch lückenhaft und kann an einigen Stellen immer noch zu Problemen führen.
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Generell gilt, dass die Möglichkeiten des PDFMaker als Add-On zu Word und anderen Programmen in der Regel umfangreicher sind als die des integrierten PDF-Exports von zum Beispiel Microsoft Office 2010 oder OpenOffice.org 3.3. So können für den PDFMaker verschiedene Grundeinstellungen für den PDF-Export vorgenommen und als Profile gespeichert werden.
Allerdings ist hierbei zu beachten, dass Sie in der Regel nachträglich noch die Hauptsprache Ihres Dokuments in Adobe Acrobat Pro eingeben müssen.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um aus Microsoft-Office-Programmen ein PDF-Dokument mittels PDFMaker (der Versionen: Acrobat Pro 8 / 9 / X) zu erstellen:
Für das Abspeichern können Sie zudem über die Schaltfläche Optionen... verschiedene Einstellungen vornehmen.
Abbildung: Optionen-Dialogfenster des Adobe PDFMaker (Adobe Acrobat Pro X)
Wählen Sie im Optionen-Dialog von Adobe PDFMaker die folgenden Optionen aus:
Durch die Auszeichnung eines PDF mit Strukturelementen (Dokumentstrukturtag, meist kurz als „Tag" bezeichnet) und durch Lesezeichen erleichtern Sie für Menschen, die auf bestimmte Eingabehilfen angewiesen sind, die Orientierung im PDF-Dokument und Sie ermöglichen Vergrößerung und leichtere Navigation.
Abbildung: Optionen-Dialogfenster bei verwendeten Sicherheitseinstellungen des Adobe PDFMaker (Adobe Acrobat Pro X)
Wenn Sie im Optionen-Dialog die Sicherheitseinstellungen anwenden, wählen Sie im Folgedialog die Option Textzugriff für Bildschirmlesehilfen für Sehbehinderte aktivieren aus.
Mit dem Befehl Grundeinstellungen in der Gruppe Adobe PDF erstellen können Sie verschiedene Profile für die PDF-Ausgabe erstellen oder auf die vorhandenen Profile zurückgreifen. So können Sie beispielsweise ein Profil verwenden, das PDF-Dokumente für die Bildschirmanzeige erstellt und dazu die Bilder in einer geringeren Auflösung exportiert (Reiter Einstellungen, Konvertierungseinstellung: Kleinste Dateigröße). Außerdem können in den Grundeinstellungen verschiedene Voreinstellungen für den Adobe PDFMaker bestimmen. Wählen Sie im Reiter Einstellungen die Optionen:
Abbildung: Reiter „Einstellungen" im Grundeinstellungen-Dialogfenster des Adobe PDFMaker (Adobe Acrobat Pro X)
Wählen Sie im Reiter Word die Optionen Fußnoten- und Endnotenverknüpfungen konvertieren und Erweiterte Tagerstellung aktivieren. Wählen Sie im Reiter Lesezeichen die Option Word-Überschriften in Lesezeichen konvertieren.
Abbildung: Reiter „Word" im Grundeinstellungen-Dialogfenster des Adobe PDFMaker (Adobe Acrobat Pro X)
Abbildung: Reiter „Lesezeichen" im Grundeinstellungen-Dialogfenster des Adobe PDFMaker (Adobe Acrobat Pro X)
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Im folgenden stellen wir dar, wie Textdokumente, mit verschiedenen Programmen, in barrierefreie PDF-Dokumente umgewandelt werden können.
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Mit Microsoft Word 2010 können Textdokumente direkt als PDF-Dokumente gespeichert werden.
Wählen Sie den Menüpunkt Datei und wählen Sie im Untermenü links den Befehl Speichern unter. Es öffnet sich ein Dialogfenster.
Geben Sie in der Liste Dateiname einen Namen für die Datei ein, oder wählen Sie ihn aus. Wählen Sie dann in der Liste Dateityp den Dateitypen PDF (*.pdf).
Wählen Sie die Schaltfläche Optionen..., um die zu speichernde Seite festzulegen, um auszuwählen, ob Markup gedruckt werden soll, und um die Ausgabeoptionen auszuwählen.
Wählen Sie in diesem Dialog im Bereich "Nicht druckbare Informationen einschließen" alle 3 Kontrollkästchen an (Textmarken erstellen mithilfe von:, Dokumenteigenschaften, Dokumentstrukturtags für Eingabehilfen). Wählen Sie aus, dass Textmarken mithilfe der Überschriften erstellt werden sollen. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit der Eingabetaste oder wählen Sie die Schaltfläche OK.
Abbildung: Optionen-Dialogfenster zur Funktion "Speichern unter, Dateityp *.pdf" in MS Word 2010
Bestätigen Sie abschließend Ihre Eingaben im "Speichern unter"-Dialog ebenfalls mit der Eingabetaste oder wählen Sie die Schaltfläche OK.
Die so erzeugten PDF-Dokumente sind mit sogenannten Tags für Überschriften, Absätze, Listen usw. strukturiert. Außerdem werden aus den Überschriften Lesezeichen erzeugt. Durch die Auszeichnung eines PDF mit Strukturelementen (Dokumentstrukturtag, meist kurz als "Tag" bezeichnet) und durch Lesezeichen erleichtern Sie für Menschen, die auf bestimmte Ein- oder Ausgabehilfen angewiesen sind, Navigation und Orientierung im PDF-Dokument.
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Microsoft stellt für Word2007 ein Zusatzprogramm bereit, mit dem Textdokumente direkt als PDF-Dokumente gespeichert werden können. Das Zusatzprogramm ist kostenlos über das "Microsoft Download Center" erhältlich. Rufen Sie die Internetseite http://www.microsoft.com/downloads auf und suchen Sie nach "add-in pdf". Wenn das Add-In installiert ist, können aus jedem Office-2007-Programm Dokumente als PDF-Dokumente gespeichert werden.
Die so erzeugten PDF-Dokumente sind mit sogenannten Tags für Überschriften, Absätze, Listen usw. strukturiert. Außerdem werden aus den Überschriften Lesezeichen erzeugt. Durch die Auszeichnung eines PDF mit Strukturelementen (Dokumentstrukturtag, meist kurz als " Tag " bezeichnet) und durch Lesezeichen erleichtern Sie für Menschen, die auf bestimmte Ein- oder Ausgabehilfen angewiesen sind, Navigation und Orientierung im PDF-Dokument..
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OpenOffice.org (OOo) bietet eine integrierte PDF-Exportfunktion, mit der aus jedem OOo-Programm die Dokumente als PDF-Dateien gespeichert werden können. Wenn Sie diese integrierte Exportfunktion nutzen, müssen allerdings einige Dinge beachtet werden.
Abbildung: Dialogfenster zum PDF-Export aus Open Office Writer 3.3
Insbesondere bei längeren Dokumenten ist die Option Lesezeichen exportieren empfehlenswert, um aus Überschriften Lesezeichen als zusätzliche Navigationshilfe zu erzeugen.
Wenn Sie Ihr Dokument mit einem Kennwort schützen möchten, sollten Sie zusätzlich im Dialogfenster PDF Optionen in der Reiterkarte Sicherheit die Option Mit Unterstützung der Zugänglichkeit wählen.
Abbildung: Dialogfenster zum PDF-Export aus Open Office Writer 3.3, Reiter Sicherheit
Bereits mit der Version 2.4.1 wurde der PDF-Export von Textdokumenten in OOo Writer wesentlich verbessert. Insbesondere die Ausgabe von Tabellen genügt nun weitestgehend den Anforderungen der BITV. Kopfzeilen und -spalten von Tabellen werden nun automatisch mit den korrekten Tags im PDF-Dokument ausgezeichnet.
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OpenOffice.org (OOo) bietet eine integrierte PDF-Exportfunktion, mit der aus jedem OOo-Programm die Dokumente als PDF-Dateien gespeichert werden können. Wenn Sie diese integrierte Exportfunktion nutzen müssen allerdings einige Dinge beachtet werden.
Leider ist der PDF-Export von Textdokumenten in der Version 2.2 nur unzureichend umgesetzt. Tabellen werden von OOo Impress nicht mit den passenden Tags für Tabellenzeilen und -spalten versehen, sondern als einfacher Text ausgezeichnet. Für die Version 2.3 von OOo Impress sind aber weitere Verbesserungen vorgesehen.
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Mit Hilfe von Testdokumenten wurde der PDF-Export von Microsoft Word 2010, Microsoft Word 2007 und OpenOffice.org Writer 3.3 verglichen. Die Kriterien für den Vergleich wurden dem "BITV-Prüfschritt 11.1.1 – Angemessene Formate" (Stand 08/2011) entnommen. Das Testdokument enthielt verschiedene Absätze, Überschriften unterschiedlicher Gliederungsebenen, eine Abbildung mit Alternativtext und Bildunterschrift, eine Tabelle sowie eine Seite mit Spaltensatz.
Unter dem folgenden Verweis, finden sie eine übersichtliche Darstellung des Vergleichs, als Tabelle. Vergleich des PDF Exports von Textdokumenten.
Die mit Microsoft Word und OpenOffice.org Writer automatisch erstellten PDF-Dokumente sind gemäß den BITV-Prüfschritten für PDF-Dokumente zumindest eingeschränkt barrierefrei und damit brauchbar. Die angemerkten Mängel bewirken keine grundlegende Unbrauchbarkeit der Dokumente, da die Inhalte prinzipiell zugänglich sind (siehe auch: „Tabellarische Übersicht zum Vergleich des PDF-Exports von Textdokumenten“ im Anhang). Für bestimmte Stellen in den Dokumenten sind einige Funktionen für assistive Technologie allerdings nur eingeschränkt nutzbar.
Eine sinnvolle Tag-Struktur und eine Auszeichnung von Zeilenüberschriften in Tabellen ist nur mit Open-Office Writer 3.3 möglich. Dafür patzt Open-Office Writer 3.3 bei einem von Text umflossenen Bild und bei Tabellen im PDF-Modus Umfließen mit Schriftvergrößerung. Im Umfließen-Modus werden alle Texte korrekt umgebrochen, horizontales Scrollen ist nicht notwendig, das Bild ist aber mit der Bildunterschrift in der Lesereihenfolge erst am Ende der Seite platziert und wird daher im Umfließen-Modus am Ende der Seite dargestellt. Hintergrundfarben des mit Open-Office Writer 3.3 exportierten Dokumentes werden im Umfließen-Modus ignoriert, die in der Tabelle weiß auf schwarz dargestellten Tabellenüberschriften erscheinen im Umfließen-Modus nicht lesbar weiß auf weiß (oder nur schwer lesbar weiß auf weiß mit schattiger Kontur, falls bereits ein weiteres PDF-Dokument im Umfließen-Modus geöffnet ist). Das Bild ist nach dem umfließenden Text in der Tag-Struktur eingebunden und wird auch an dieser Stelle vorgelesen, obwohl es logisch eher vor dem umfließenden Text positioniert ist.
Abbildung: PDF aus Open Office Writer 3.3, Standard-Modus, Zoom 100%
Abbildung:PDF aus Open Office Writer 3.3, Umfließen-Modus, Zoom 150%
Abbildung:PDF aus Open Office Writer 3.3, Umfließen-Modus, Zoom 400%
Die mit Microsoft Word erzeugte Tag-Struktur ist nicht sinnvoll, das Bild des Testdokumentes wird von beiden Word-Versionen jeweils nach der ersten Überschrift in die Tag-Struktur eingefügt. Bei Schriftvergrößerung im Umfließen-Modus wird der Text nicht korrekt umgebrochen. Das Umfließen des Bildes mit Text bleibt zwar erhalten, bei Seiten mit Bildern, die von Text umflossen sind und bei Seiten mit Tabellen ist jedoch in Abhängigkeit von der gewählten Vergrößerungsstufe horizontales Scrollen notwendig um den gesamten Text zu lesen. Die Lesereihenfolge ist nicht brauchbar, das Bild ist mit der Bildunterschrift ebenso wie in Open-Office Writer 3.3 in der Lesereihenfolge erst am Ende der Seite platziert. Da ein korrekter Textumbruch im Umfließen-Modus ohnehin nicht möglich ist, ergeben sich dadurch allerdings nicht dieselben Darstellungsprobleme wie mit Open-Office Writer 3.3 für die Reihenfolge des Bildes. Dadurch dass das Bild nach der ersten Überschrift in der Tagstruktur eingebunden und gleichzeitig in der Lesereihenfolge am Ende der Seite eingebunden ist, wird das Bild mit der Bildunterschrift von der Acrobat-internen Sprachausgabe zu Beginn der Seite vorgelesen. Eine Auszeichnung von Tabellenüberschriften ist nur für Spaltenüberschriften, nicht für Zeilenüberschriften möglich. Das Testtool "PDF Accessibility Checker - PAC" von "Zugang für Alle" bemängelt für Word 2007 und Word 2010 immer eine fehlerhafte Syntax, auch bei korrekt strukturiertem Ausgangsdokument. In der Praxis zur Lesbarkeit spielt dieser formale Mangel allerdings bisher keine Rolle.
Abbildung: PDF aus Microsoft Word 2010, Umfließen-Modus, Zoom 150%
Abbildung: PDF aus Microsoft Word 2010, Umfließen-Modus, Zoom 400%
Bei Schriftvergrößerung im PDF-Modus Umfließen schneiden beide Microsoft Word Produkte ohne Darstellungsprobleme besser ab als das Produkt Open-Office Writer 3.3, allerdings erfolgt bei den Microsoft Word Produkten im PDF-Modus Umfließen kein korrekter Textumbruch.
Die Lesereihenfolge des Absatzes mit Bildumfluss ist sowohl bei dem mit Microsoft Word als auch bei den mit OpenOffice.org Writer 3.3 erstellten Dokumenten gleichermaßen schlecht.
Eher ohne praktische Auswirkung: während die Adobe-Prüfung für ein Textfeld mit Beschriftung in Word 2007 nichts beanstandet, wird dieses Textfeld in Word 2010 als Bild ohne Alternativtextangabe bemängelt. Mittels Word 2007 exportierte PDF-Dokumente erzeugen das in PDF nicht vergebene Struktur-Tag "Textfeld", eine Rollenzuordnung für "Textfeld" gibt es nicht – für die Adobe-Prüfung wird dies nicht weiter beachtet, obwohl hier streng genommen ein Fehler vorliegt. Ein Word 2010-Dokument enthält anstelle des Struktur-Tags Textfeld nun das korrekte "figure". Das Figure-Element enthält Grafiken oder grafische Darstellungsweisen mit Text. Die Adobe-Prüfung erwartet hier die Angabe eines Alternativtextes, auch wenn in diesem Falle für das Textfeld ein Alternativtext eher störend wäre.
Bitte beachten Sie auch die Hinweise im Anhang auf Internetquellen, insbesondere zu weiteren "Anleitungen zur Erstellung barrierefreier Textdokumente mit MS Word " und zu "Anleitungen zur Erstellung barrierefreier Textdokumente mit OpenOffice Writer".
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Im folgenden stellen wir dar, wie Präsentationen, mit verschiedenen Programmen, in barrierefreie PDF-Dokumente umgewandelt werden können.
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Mit Microsoft Office 2010 können Präsentationen direkt als PDF-Dokumente gespeichert werden.
Abbildung: Optionen-Dialogfenster zur Funktion "Speichern unter, Dateityp *.pdf" in MS Powerpoint 2010
Die so erzeugten PDF-Dokumente sind mit Tags strukturiert, wobei für jede Folie ein eigenes Slide-Tag mit Unterelementen erzeugt wird. Alle Hintergrundelemente der Masterfolie werden ebenfalls mit Tags versehen. Außerdem werden aus den Folienüberschriften keine Lesezeichen erzeugt.
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Microsoft stellt für PowerPoint 2007 ein Zusatzprogramm bereit, mit dem Präsentationen direkt als PDF-Dokumente gespeichert werden können. Das Zusatzprogramm ist kostenlos über das "Microsoft Download Center" erhältlich. Rufen Sie die Internetseite http://www.microsoft.com/downloads auf und suchen Sie nach "add-in pdf". Wenn das Add-In installiert ist, können aus jedem Office-2007-Programm Dokumente als PDF-Dokumente gespeichert werden.
Die so erzeugten PDF-Dokumente sind mit Tags strukturiert, wobei für jede Folie ein eigenes Slide-Tag mit Unterelementen erzeugt wird. Alle Hintergrundelemente der Masterfolie werden ebenfalls mit Tags versehen. Aus den Folienüberschriften werden jedoch keine Lesezeichen erzeugt.
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OOo bietet eine integrierte PDF-Exportfunktion, mit der aus jedem OOo-Programm die Dokumente als PDF-Dateien gespeichert werden können. Wenn Sie diese integrierte Exportfunktion nutzen, müssen allerdings einige Dinge beachtet werden.
Abbildung: Dialogfenster zum PDF Export aus Open Office Impress 3.3
Insbesondere bei längeren Dokumenten ist die Option Lesezeichen exportieren empfehlenswert, um aus Überschriften Lesezeichen als zusätzliche Navigationshilfe zu erzeugen.
Wenn Sie Ihr Dokument mit einem Kennwort schützen möchten, sollten Sie zusätzlich im Dialogfenster PDF Optionen in der Reiterkarte Sicherheit die Option Mit Unterstützung der Zugänglichkeit wählen.
Abbildung: Dialogfenster zum PDF-Export aus Open Office Impress 3.3, Reiter Sicherheit
Leider ist der PDF-Export von Präsentationen in der OpenOffice-Version 3.3 nur unzureichend umgesetzt. Die so erzeugten PDF-Dokumente sind zwar mit Tags strukturiert, allerdings geben diese Tags die Struktur des Dokumentes nur unzureichend wieder. Alle Hintergrundelemente der Masterfolie werden ebenfalls mit Tags versehen, der Alternativtext fehlt bei Bildelementen. Tabellen werden von OOo Impress nicht mit den passenden Tags für Tabellenzeilen und -spalten versehen, sondern werden als einfacher Text ausgezeichnet.
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OOo bietet eine integrierte PDF-Exportfunktion, mit der aus jedem OOo-Programm die Dokumente als PDF-Dateien gespeichert werden können. Wenn Sie diese integrierte Exportfunktion nutzen müssen allerdings einige Dinge beachtet werden.
Leider ist der PDF-Export von Präsentationen in der Version 3.0 nur unzureichend umgesetzt. Die so erzeugten PDF-Dokumente sind zwar mit Tags strukturiert, allerdings sind diese Tags nicht in einer logischen Baumstruktur angeordnet. Damit ist es nur schlecht möglich, in der Tag-Struktur einzelne Folien zu erkennen. Alle Hintergrundelemente der Masterfolie werden ebenfalls mit Tags versehen, der Alternativtext fehlt bei Bildelementen. Außerdem werden aus den Folienüberschriften keine Lesezeichen erzeugt. Tabellen werden von OOo Impress nicht mit den passenden Tags für Tabellenzeilen und -spalten versehen, sondern als einfacher Text ausgezeichnet.
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Mit Hilfe eines Testdokuments wurde der PDF-Export von PDFMaker X, Microsoft PowerPoint 2010, Microsoft PowerPoint 2007 und OpenOffice.org Impress 3.3 verglichen. Die Kriterien für den Vergleich wurden dem "BITV-Prüfschritt 11.1.1 - Angemessene Formate" (Stand 08/2011) entnommen. Das Testdokument enthielt Folien mit verschiedenen Inhalten, darunter Bilder und eine Tabelle.
Unter dem folgenden Verweis finden Sie eine übersichtliche Darstellung, des Vergleichs als Tabelle. Vergleich des PDF Exports von Präsentationen.
Alle drei getesteten Varianten produzieren keine gemäß BITV-Test barrierefreien PDF-Dokumente. Während fehlende Lesezeichen oder fehlende Hauptsprache noch mit geringem Aufwand eingefügt werden können, ist die Nacharbeitung z. B. von fehlenden Alternativtexten deutlich aufwändiger (siehe auch: "Tabellarische Übersicht zum Vergleich des PDF-Exports von Präsentationen" im Anhang).
Die Schriftvergrößerung funktioniert zwar bei allen drei Varianten, allerdings ist das mit dem PDFMaker erzeugte Dokument die einzige Variante, bei der beim Umschalten in den Umfließen-Modus auch ein neuer Umbruch erzeugt wird und kein horizontales Scrollen notwendig ist. Dabei kommt es aber zu deutlichen Überlappungen des Folieninhalts mit Designelementen der Masterfolie.
Die Reihenfolge der Tagstruktur ist in allen drei Fällen nutzbar oder für die Wiedergabe mit einem Screenreader ausreichend und gibt die Inhalte der Präsentation in einer logischen Reihenfolge wieder. Alle Programme setzen dabei Bilder aus dem Inhaltsbereich immer an das Ende der Tagstruktur einer Folie.
Alternativtexte werden von PDFMaker X, PowerPoint 2010 und PowerPoint 2007 korrekt wiedergegeben. Bildelemente der Masterfolie wie beispielsweise Logos werden nur vom PDFMaker X als Hintergrundelemente behandelt. Hintergrundelemente werden von Screenreadern nicht beachtet und nicht vorgelesen. Die beiden PowerPoint-Versionen und Impress stellen Bildelemente der Masterfolie als Strukturelemente den Folieninhalten voran. Sofern für Masterlayoutelemente in PowerPoint ein Alternativtext vergeben wurde, wird dieser in das PDF übernommen. Bei Impress fehlen Alternativtexte vollständig.
Tabellen werden von PDFMaker X und PowerPoint korrekt ausgezeichnet; fehlende Tabellenköpfe (TH) sind darin begründet, dass diese in den Ausgangsdokumenten nicht logisch ausgezeichnet werden können. OpenOffice.org Impress gibt Tabellen im PDF-Dokument mit P-Tags , also als Absätze aus.
Lesezeichen werden nur vom PDFMaker X und von Impress aus den Folienüberschriften erzeugt und fehlen bei den PowerPoint-Versionen. Dafür übertragen die Powerpoint-Versionen die Hauptsprache in das erzeugte PDF , bei vom PDFMaker X und von Impress erzeugten Dokumenten fehlt eine Angabe der Hauptsprache.
Die Struktur der mit PDFMaker X und PowerPoint erzeugten PDF-Dokumente ist brauchbar. Mit Microsoft PowerPoint erzeugte Dokumente enthalten zur Auszeichnung einzelner Folien und zur Auszeichnung eines Textbereichs eigene Struktur-Tags ("Slide", "Textbox"). Diesen Tags ist bei PowerPoint 2007 jedoch keine Rolle zugeordnet. Die Auszeichnung von Listenpunkten ist bei aus PowerPoint erzeugten Dokumenten nicht ganz korrekt, so dass Listenpunkte jeweils als eigenes Zeichen vorgelesen werden. Die Struktur des mit OpenOffice.org Impress erzeugten Dokuments ist hingegen kaum brauchbar. Die Folienüberschriften sind ohne Angabe der Gliederungsebene für Screenreaderanwender eventuell nicht als Überschriften erkennbar und Tags für Listenelemente fehlen völlig. Anzumerken ist weiterhin, dass PowerPoint 2007 leere Absätze oder leere Listenpunkte bei der Konvertierung in PDF nicht übernimmt; bei vom PDFMaker X, PowerPoint 2010 und von Impress erstellten Dokumenten werden leere Absätze und leere Listenpunkte als solche dargestellt.
Nur der PDFMaker X bietet die Möglichkeit Notizen der einzelnen Folien in PDF-Kommentare zu konvertieren. Eine Ausgabe der Notizen ist sowohl für beide PowerPoint-Versionen als auch für Impress nur möglich, wenn vor der Speicherung "Notizseiten" als Inhalt der Ausgabe gewählt wird. In diesem Fall stehen bei den aus PowerPoint erzeugten Dokumenten zwar die Notizen zur Verfügung, nicht jedoch die Folieninhalte, da die Folien selbst als Bild ohne Alternativtext eingebunden werden. Bei Ausgabe von Notizseiten aus Impress 3.3 stehen die Folieninhalte demgegenüber nicht als Bild, sondern als getaggte Strukturelemente zur Verfügung, allerdings mit bekannter nicht nutzbarer Struktur. Zudem werden die Notizenseiten an die Präsentation angehängt, die Präsentation steht damit zweimal zur Verfügung: einmal ohne Notizen und ein weiteres mal mit Notizen.
Wenn auch die mit Adobe PDFMaker X und Microsoft PowerPoint erzeugten PDF-Dokumente nicht vollständig zugänglich im Sinne der BITV-Test sind, so dürften sie doch mit kleinen Korrekturen zumindest brauchbar sein. Das mit OpenOffice.org Impress erzeugte PDF-Dokument weist hingegen zu viele Mängel auf, die nur mit deutlichem Nachbearbeitungsaufwand zu beheben sind.
Die Bereitstellung von Präsentationen als PDF-Dokumente ist sicherlich nicht die optimale Lösung für barrierefreie Präsentationen. Beachten Sie daher die Hinweise zur Erstellung barrierefreier Präsentationen mit Microsoft PowerPoint und OpenOffice.org Impress . Eine weitere gut geeignete Möglichkeit ist die Verwendung von HTML-basierten Präsentationswerkzeugen wie beispielsweise HTML-Slidy.
Bitte beachten Sie auch die Hinweise im Anhang auf Internetquellen, insbesondere zu weiteren "Anleitungen zur Erstellung barrierefreier Präsentationen mit MS Powerpoint" und zu "Anleitungen zur Erstellung barrierefreier Präsentationen mit OpenOffice Impress".
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Die geringsten Probleme und Nachbesserungen sind zu erwarten, wenn Sie ein PDF-Dokument mittels der jeweils aktuellen Version von Adobe Acrobat Pro erstellen. In diesem Falle müssen Sie in aller Regel aber mindestens die Hauptsprache in den Metadaten angeben. Je nach verwendetem Ausgangsdokument sind weitere Korrekturen notwendig. In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie häufige Probleme beheben können.
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Metadaten können in Adobe Acrobat Pro über den Menüpunkt Datei und den Befehl Eigenschaften bearbeitet werden. Es öffnet sich ein Dialogfenster mit mehreren Reitern. Kontrollieren Sie im Reiter Beschreibung, ob Sie einen Titel für Ihr Dokument vergeben haben. Stellen Sie im Reiter Erweitert unter den Leseoptionen die verwendete Sprache des Dokumentes über die Auswahlliste ein.
Abbildung: Sprachauswahl in Leseoptionen, Reiter „Erweitert" im Dialogfenster "Dokumenteigenschaften" in Adobe Acrobat Pro X
Es ist insbesondere bei längeren Dokumenten empfehlenswert in der Registerkarte Ansicht beim Öffnen in der Gruppe Layout und Vergrößerung aus der Liste Navigationsregisterkarte den Listenpunkt Lesezeichen-Fenster und Seite zu wählen. Neben dem Inhalt werden die vorhandenen Lesezeichen als zusätzliche Navigationshilfe bereits beim Starten des Dokumentes angezeigt.
Falls gewünscht können Sie weitere Einstellungen zu Fensteroptionen und zur Benutzeroberfläche vornehmen, zum Beispiel anstelle des Dateinamens den Dokumententitel einblenden.
Abbildung: Dialogfenster Dokumenteneigenschaften, mit empfehlenswerten Einstellungen Lesezeichen-Fenster und Seite
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Sofern ein strukturiertes Dokument vorliegt, können Sie in Adobe Acrobat Pro relativ einfach Lesezeichen neu anlegen. Rufen Sie aus dem Navigationsfenster das Lesezeichen-Fenster auf. Wählen Sie im Menü Optionen den Eintrag Neue Lesezeichen aus Struktur... .
Abbildung: Auswahlmenü mit Befehl „Lesezeichen aus Struktur" im Navigationsfenster Lesezeichen von Adobe Acrobat Pro 9
Abbildung: Auswahlmenü mit Befehl "Lesezeichen aus Struktur" im Navigationsfenster Lesezeichen von Adobe Acrobat Pro X
Wählen Sie dann die Strukturelemente (Tags) aus, die als Lesezeichen genutzt werden sollen. Dies sind in der Regel H- oder H1-H3-Tags.
Abbildung: Dialogfenster Strukturelemente zur Auswahl für die Erstellung von Lesezeichen
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Auf die Lesereihenfolge einzelner Elemente haben Sie in den Ausgangsdokumenten nur begrenzt Einflussmöglichkeiten. Eingefügte Bilder in Word 2010- oder Word 2007- und Powerpoint 2010- Dokumenten werden in der Lesereihenfolge in der Regel unabhängig vom Erscheinen im Text an das Ende der Seite gesetzt. Mehrere aufeinanderfolgende (Nichttext-) Elemente in Powerpoint können Sie noch nacheinander in der Lesereihenfolge auswählen und diese dann mit dem Befehl "In den Vordergrund" jeweils in die richtige Reihenfolge setzen. Beachten Sie hierbei jedoch, dass diese Reihenfolge nicht unbedingt korrekt ist, da Bildelemente bei einer Umwandlung in das PDF-Format immer an das Ende einer Seite oder Folie hinter den Text gesetzt werden.
Kontrollieren und ändern Sie daher die Lesereihenfolge Ihres Dokumentes in Adobe Pro mit dem Werkzeug Reihenfolgefenster. Insbesondere falls Ihr Dokument Bilder, Textfelder oder mehrere Spalten enthält, sind diese Elemente in der Regel nicht in der natürlichen Lesereihenfolge gesetzt. Wählen Sie im Menü den Menüpunkt Anzeige und die Menüunterpunkte Ein-/Ausblenden, Navigationsfenster, Reihenfolge aus (in Adobe 9 und älter: Menü Anzeige, die Menüunterpunkte Navigationsfenster, Reihenfolge). Es wird ein neues Fenster angezeigt, in welchem die einzelnen Elemente einer Seite in ihrer gegenwärtigen Lesereihenfolge gelistet sind. Im Inhaltsbereich werden die einzelnen Elemente einer Seite jetzt mit einem Rahmen und einer Ziffer angezeigt.
Abbildung: Auswahl des Navigationsfensters Reihenfolge über den Menüpunkt Anzeige in Adobe Acrobat Pro 9
Abbildung: Auswahl des Navigationsfensters Reihenfolge über den Menüpunkt Anzeige in Adobe Acrobat Pro X
Sie können nun die Elemente im Reihenfolgefenster an die richtige Position innerhalb der natürlichen Lesereihenfolge verschieben.
Abbildung: Auswahl eines Elementes im Reihenfolgefenster
Abbildung: Verschieben eines Elementes im Reihenfolgefenster an die korrekte Position
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Kontrollieren Sie Alternativtexte Ihrer Grafiken. Wählen Sie hierzu wie unter "Lesereihenfolge" beschrieben, das Reihenfolgefenster aus. Im Inhaltsbereich sind Strukturelemente mit den Ziffern entsprechend der Lesereihenfolge gekennzeichnet. Zusätzlich werden einige Strukturelemente textuell gekennzeichnet. Bilder sind zum Beispiel mit "Grafik-" bezeichnet, wobei dem Bindestrich ein zur Grafik angegebener Alternativtext folgt, sofern ein solcher angegeben ist. Grafiken ohne Alternativtext sind daher leicht erkennbar. Um einer Grafik einen Alternativtext hinzuzufügen, wählen Sie im Menü Werkzeug im Untermenü Ein–/ Ausgabehilfe den Eintrag TouchUp-Leserichtung aus (in älteren Adobe Acrobat-Versionen unter: Werkzeuge, Erweiterte Bearbeitung, TouchUp-Leserichtungswerkzeug und Erweitert, Ein–/ Ausgabehilfe, TouchUp-Leserichtung...).
Abbildung: Auswahl des Werkzeugs TouchUp-Leserichtung in Adobe Pro X
Klicken Sie auf die zur Grafik angezeigte Ziffer. Es erscheint ein Rahmen um das Strukturelement, die Hintergrundfarbe des Ziffernkästchens ändert sich.
Abbildung: Auswahl einer Grafik zum Einfügen von Alternativtext
Rufen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü auf und wählen Sie aus diesem den Eintrag Alternativtext bearbeiten ...
Abbildung: Kontextmenü zu einer ausgewählten Grafik mit Menüpunkt "Alternativtext bearbeiten..."
Geben Sie im neu angezeigten Dialogfenster den Alternativtext zur Grafik an.
Beachten Sie bitte, dass inhaltslose Layoutgrafiken keinen Alternativtext benötigen. Beachten Sie weiterhin, dass auch Elemente wie Textfelder ebenfalls als Grafik angezeigt werden.
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Inhaltslose Layoutelemente sollten im PDF-Dokument auch als solche gekennzeichnet sein, damit diese Elemente assistive Technologien nicht behindern oder den Lesefluß stören. Um zum Beispiel Schmuckgrafiken wie Linien in Kopf- oder Fußzeile als Layoutgrafik zu kennzeichnen, wählen Sie im Menü Werkzeug im Untermenü Ein-/ Ausgabehilfe den Eintrag TouchUp-Leserichtung aus.
Klicken Sie auf die zur Grafik angezeigte Ziffer. Es erscheint ein Rahmen um das Strukturelement, die Hintergrundfarbe des Ziffernkästchens ändert sich.
Wählen Sie im Fenster TouchUp-Leserichtung die Schaltfläche Hintergrund. Die Grafik ist nun als Hintergrundgrafik gekennzeichnet.
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Abbildung: Navigationsfenster "Tags" in Adobe Acrobat X mit Anzeige: "Keine Tags verfügbar"
Sofern kein strukturiertes Ausgangsdokument und lediglich ein nicht-getaggtes PDF-Dokument vorliegen, können Sie Dokumente automatisch oder manuell "nachtaggen".
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Adobe Acrobat X bietet im Menü Werkzeuge Untermenü Aktionsassistent in der Rubrik Aktionen die Funktion Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen.
Abbildung: Werkzeugleiste Aktionsassistent mit der Funktion "Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen"
Abbildung: Dialogfenster "Aktion: Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen" (automatische Tag-Erstellung)
Bei Aktivieren dieser Funktion werden Sie zunächst gebeten einige Metadaten des Dokumentes zu überprüfen und eventuell zu ändern.
Abbildung: Dialog "Aktion: Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen" automatische Tag-Erstellung Schritt 1, Überprüfung von Metadaten
Sie erhalten einen Hinweis darauf, dass Lesezeichen und Alternativtexte manuell eingefügt werden müssen.
Abbildung: Dialog "Aktion: Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen" automatische Tag-Erstellung Schritt 2, Hinweis auf manuelles Einfügen von Alternativtexten und Lesezeichen (Bildschirmausschnitt)
Anschließend werden ausgeblendete Informationen entfernt.
Abbildung: Dialog "Aktion: Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen" automatische Tag-Erstellung Schritt 3, Dialogfenster "Ausgeblendete Information entfernen"
Dem Dokument werden automatisch Tags hinzugefügt. Als letzter Punkt wird das Dialogfenster zum Starten einer vollständigen Prüfung des Dokumentes aufgerufen.
Abbildung: Dialog "Aktion: Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen" automatische Tag-Erstellung Schritt 5, Dialogfenster zur vollständigen Prüfung "Vollständige Ein–Ausgabehilfe"
Das Durchlaufen der Prozedur erzeugt zwar eine Tag-Struktur für das Dokument. Die automatisch eingefügten Tags und die Tag-Struktur sind jedoch nicht immer sinnvoll:
Ein automatisches Nachtaggen ist daher allenfalls für einfach-aufgebaute Dokumente möglich, in der Regel werden Nachbesserungen erforderlich sein.
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Um einzelne Elemente nachträglich manuell als Strukturelemente zu kennzeichnen, wählen Sie im Menü Werkzeug im Untermenü Ein-/ Ausgabehilfe den Eintrag TouchUp-Leserichtung aus.
Abbildung: Dialogfenster zum Werkzeug "TouchUp-Leserichtung"
Durch Gedrückthalten der linken Maustaste und Bewegen der Maus können Sie im Inhaltsbereich einen Rahmen um einzelne Sie Passagen Ihres Dokuments ziehen und so zum Beispiel Absätze, Überschriften und Grafiken auswählen.
Abbildung: Bildschirmausschnitt zur Auswahl einer Textpassage im Inhaltsbereich von Adobe Acrobat Pro
Die Elemente des so ausgewählten Bereiches werden markiert. Sie können dieser Markierung jetzt Strukturtags zuweisen.
Abbildung: markiertem Text im Inhaltsbereich mit Schaltfläche "Text" im TouchUp-Leserichtungs-Fenster einen Strukturtag zuweisen
Hierzu können Sie eine Schaltfläche aus dem TouchUp-Leserichtung-Fenster anklicken oder ein Strukturtag über das Kontextmenü durch Klick mit der rechten Maustaste auswählen.
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Komplexere Tabellen weisen oft sowohl Spalten- als auch Zeilenüberschriften auf. So sind beispielsweise Kalender oft in der ersten Spalte mit den Wochentagen bezeichnet, in der ersten Zelle jeder Zeile mit der Kalenderwoche, andere Anwendungsbeispiele sind zum Beispiel Übersichten von Sitzverteilungen der Parteien (Name als Spaltenüberschrift) für einzelne Wahlperioden (Jahre als Zeilenüberschrift). Falls Überschriften als solche ausgezeichnet sind, können von assistiven Technologien zu jeder Tabellenzelle beide Überschriften automatisch zugeordnet werden. Anwender von Vorleseprogrammen können dadurch leichter durch komplexe Tabellen navigieren: der Inhalt jeder Tabellenzelle wird zusammen mit beiden Überschriften vorgelesen.
Bisher bietet lediglich OpenOfficeWriter die Möglichkeit sowohl Spalten- als auch Zeilenüberschriften anzugeben. Mit Microsoft (MS) Word erstellte Dokumente können nur entweder mit Zeilen- oder mit Spaltenüberschriften ausgezeichnet werden. Diese müssen in AdobePro nachträglich mit entsprechenden zusätzlichen Überschriften ausgezeichnet werden.
Um einzelne Elemente nachträglich manuell als Tabellenüberschriften zu kennzeichnen, wählen Sie im Menü Werkzeug im Untermenü Ein-/ Ausgabehilfe den Eintrag TouchUp-Leserichtung aus.
Wählen Sie mit der Maus die Tabelle aus und wählen Sie im Fenster TouchUp-Leserichtung die Schaltfläche Tabellen-Editor.
Abbildung: Markierte Tabelle und Auswahl des Tabelleneditors im Dialogfenster TouchUp-Leserichtung
Es wird jetzt ein Tabellengitter dargestellt. Zusätzlich sind einfachen Datenzellen mit "TD" bezeichnet, Überschriftenzellen mit "TH". Wählen Sie mit der linken Maustaste eine Tabellenzelle aus und wählen Sie mit der rechten Maustaste im Kontextmenü Eigenschaften der Tabellenzellen... um Überschriftenzellen oder Datenzellen auszuzeichnen.
Abbildung: Tabelleneditor mit Tabellengitter und Kontextmenü für eine ausgewählte Tabellenzelle
Im neu öffnenden Fenster können Sie den Typ der Tabellenzelle auswählen und den Umfang für diese Tabellenzelle bestimmen. Wählen Sie zum Beispiel Überschriftenzelle und Spalte aus, falls Sie eine Spaltenüberschrift festlegen möchten.
Abbildung: Dialogfenster "Eigenschaften der Tabellenzellen" um einer im Tabelleneditor ausgewählten Tabellenzelle den Typ Überschriftenzelle und den Umfang Spalte zuzuweisen
Wählen Sie Überschriftenzelle und Zeile aus, falls Sie eine Zeilenüberschrift festlegen möchten.
Abbildung: Dialogfenster "Eigenschaften der Tabellenzellen" um einer im Tabelleneditor ausgewählten Tabellenzelle den Typ Überschriftenzelle und den Umfang Zeile zuzuweisen
Die Informationen auf dieser Webseite werden nicht mehr aktualisiert. Sie finden Aktuelles zum Thema Barrierefreie PDF-Dokumente in der „Teilhabe 4.0 – Toolbox“.
Adobe Acrobat Pro bietet zur Überprüfung von PDF-Dokumenten im Werkzeug Ein /Ausgabehilfe eine Vollständige Prüfung mit dem „Adobe Accessibility Checker“ an.
Abbildung 46: Werkzeugbereich Ein-/Ausgabehilfe und Dialogfenster Optionen für Barriereprüfung
Im Vergleich zur Überprüfungsmöglichkeit in älteren Acrobat Pro-Versionen hat sich sowohl die Auswahl der Überprüfungsmöglichkeiten und Ausgabe in der Version 11 deutlich verbessert. Sie können jetzt insgesamt 32 Prüfoptionen für verschiedene Kategorien (Dokument; Seiteninhalt; Formulare, Tabellen und Listen; Alternativtext und Überschriften) an- und abwählen.
Abbildung 47: Navigationsbereich mit Ergebnis der Barrierefreiheitsprüfung
Im Navigationsbereich wird das Ergebnis der Barrierefreiheitsprüfung in einer übersichtlichen Baumstruktur angezeigt. In der Ausgabe wird zwischen Hinweis auf zusätzliche manuelle Überprüfung, Warnungen, bestandenen Überprüfungen und Fehlern unterschieden. Die logische Lesereihenfolge und Farbkontrast müssen in der Regel immer zusätzlich manuell überprüft werden. Bei gefundenen Fehlern können Sie durch einen Rechtsklick mit der Maus ein Kontextmenü öffnen und zum Beispiel direkt an die entsprechende Stelle in der Tag-Struktur springen um den Fehler zu beheben oder sich Erläuterungen zum Fehler anzeigen lassen. Falls möglich bietet Acrobat Pro aus dem Kontextmenü auch eine Korrekturmöglichkeit an, zum Beispiel für fehlende Titel.
Abbildung 48: Korrekturmöglichkeit im Kontextmenü zu Fehlern am Beispiel des Dokumententitels
Abbildung 49: Dialogfenster zur Korrektur eines fehlenden Dokumententitels
Als Ergänzung zur automatischen Überprüfung mit dem in Acrobat Pro integrierten „Adobe Accessibility Checker“ ist eine Überprüfung mit anderen Prüftools empfehlenswert. Eine noch detailliertere Überprüfung bietet zum Beispiel der „PDF-Accessibility-Checker (PAC)“ der Schweizer Stiftung „Zugang für Alle“. Hinweise zu weiteren Prüftools für PDF finden Sie auch im Abschnitt zu PDF in den Hintergrundinformationen des BITV-Lotsen sowie unter der Rubrik Tests in der Infothek des Projektes Digital informiert – im Job integriert.
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Sie erreichen die Informationen in den Anhängen auch direkt aus dem Leitfaden heraus über die entsprechenden Verweise im Text.
Der Leitfaden enthält drei Anhänge.
Eine Übersicht zum Vergleich des PDF-Exports von Textdokumenten in Form einer Tabelle.
Eine Übersicht zum Vergleich des PDF-Exports von Präsentationen in Form einer Tabelle.
Weiterführende Informationen und Quellenangaben zum Leitfaden:
Adobe: Barrierefreiheit mit Adobe Acrobat XI 
Acrobat Training resources Adobe: Accessibility in Adobe InDesignEinfach für Alle: PDF-Dokumente – lesbar für AlleBarrierefreie PDF aus Word 2007 und Acrobat Pro 9 
WebAIM: PDF Accessibility: Converting Documents to PDF : NCDAE: Creating Accessible PDF Documents In Adobe Acrobat X CATEA: Accessible PDF Files W3C: PDF Techniques for WCAG 2.0